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SAP Real Estate: Wo FiBU und Immobilienmanagement dieselbe Sprache sprechen

Autorin: Isabel Gehrer 24.11.2022

Die digitalen Herausforderungen, die mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von grossen Immobilienbeständen einhergehen, sind zahlreich. Simon Caspar, Partner bei pom+ und Head of Business Unit Digital Solutions, kennt sie gut. Wir wollten von ihm wissen, wie die Immobilienlösung von SAP«Flexible Real Estate Management» (SAP RE-FX) hier unterstützen kann und welche Prozesse sich damit vereinfachen lassen. 

Immobilien sind Nutzobjekte. In ihnen wird gewohnt, gearbeitet, gelagert, gekauft, gewartet, gepflegt, gelebt. Ähnlich breit wie die Zweckvielfalt sind die Stakeholder und deren Ansprüche. Das macht die Verwaltung von grossen Immobilienbeständen komplex. Nicht nur für FM-Fachkräfte, sondern auch für die IT-, Finanz- und Controlling-Abteilung oder das Property und Asset Management. Denn sie alle greifen auf Daten aus dem Immobilienmanagement zu. 

Hiersetzt SAP RE-FX an. Es nennt sich «Flexible Real Estate Management» (RE-FX) und der Name ist Programm. Denn die Verwaltungssoftware zeigt das Gebäude aus einer Multiperspektive: Einerseits werden in der sogenannt architektonischen Sicht Informationen zur architektonischen Struktur wie zum Beispiel Büro- oder Etagen-Flächen abgebildet. . Andererseits enthält die Nutzungssicht Informationen zu typischen Geschäftsfällen aus der Vermietung, beispielsweise zu den Mietverträgen, Konditionen und Vertragspartnern. Gleichzeitig nimmt das Real-Estate-Modul eine Art Scharnierfunktion innerhalb der SAP-Palette ein, indem zum Beispiel technische Anlagen mit Räumen und Verträgen verknüpft werden können. Dies ermöglicht einen hohen Grad an Automatisierung in den Werteflüssen.  

Simon Caspar und sein Team unterstützen Organisationen dabei, verschiedene Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse mittels digitaler Systeme zu verbinden und einen nahtlosen Datenaustausch zu schaffen. Im Interview erklärt er, wie SAP RE-FX dabei zur Reduktion von Komplexität beitragen kann. 


Wir sagen ja immer, dass man in Prozessen, nicht Technologien denken soll. Und nun führen wir ein Gespräch über das Real-Estate-Modul von SAP… Wie passt das zusammen? 
Es ist richtig, dass die Organisation auf Basis von Anforderungen entscheidet, wie die Systemlandschaft eines Unternehmens aussieht. Entsprechend müssen wir uns auch zuerst mit den Geschäftsprozessen auseinandersetzen, bevor wir Technologien einbauen. Dabei stelle ich häufig fest, dass die digitalen Herausforderungen bei der Verwaltung und Bewirtschaftung von grossen Immobilienportfolios bei vielen Unternehmen dieselben sind. Das Immobilienmodul von SAP kann im Umgang mit diesen Herausforderungen unterstützen, sofern die Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen, bspw. aus der Systemarchitektur passen.  

Welche Herausforderungen sind das? 
Die sind zahlreich. Im Kern geht es dabei eigentlich immer darum, dass die verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation spezifische Immobiliendaten für ihre Tätigkeiten benötigen, sie aber unterschiedlich nutzen und in verschiedenen Systemen pflegen oder weiterverwenden. So interessiert sich zum Beispiel die Finanzabteilung vor allem für die korrekte Abbildung des Immobiliengeschäfts in der Buchhaltung, während im Facility Management betriebsspezifische Serviceleistungen sowie die Planung und Steuerung der Aufträge relevant sind. Derweilen nutzt das Asset Management primär Kennzahlen zum Bestand, zur Vermietung und zu Investitionen.
Es ist schon anspruchsvoll, all diese Bedürfnisse auf ein einzelnes Gebäude herunterzubrechen. Noch komplizierter wird es natürlich, wenn wir die Immobilienverwaltung aus Portfoliosicht betrachten. 

 

Apropos kompliziert – SAP steht nicht unbedingt im Ruf, einfach handhabbar zu sein. Wie kann die Software hier Komplexität reduzieren? 
SAP ist im Kern ein ERP-System und bildet Prozesse über mehrere Geschäftssegmente ab. Mit dem Immobilienmodul SAP RE-FX wird eine nahtlose Integration der Immobiliendaten in den SAP-Core ermöglicht.
So können beispielsweise Mutationen in Verträgen, bei Partnern, in Projekten oder bei technischen Anlagen wie auch Veränderungen in den Wertflüssen von Immobilien nahtlos in die Buchhaltung integriert werden. Damit wird nicht nur die Datenqualität erheblich gesteigert, sondern auch ein hoher Grad an Automatisierung möglich. 

SAP als Single Source of Truth, also. 
Genau. Die Single Source of Truth ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation. Wenn Daten immer am selben Ort gepflegt und in allen anderen Systemen automatisch angepasst werden, trägt das wesentlich zur Beschleunigung und Effizienz der Geschäftsprozesse bei. Ausserdem ermöglichen die hohe Qualität und Durchgängigkeit von Daten, integrale Entscheide auf strategischer Ebene zu treffen.
Und selbstverständlich wird das Datenmanagement viel einfacher für den User, die Userin. Insofern reduziert SAP als integrierte Lösung die Komplexität also tatsächlich und zwar bei diversen Prozessen im Immobilienmanagement. 


Welche Prozesse sprichst du hier an? 
SAP entwickelt sich stark, gerade im Immobilienbereich. Es werden laufend neue Lösungen präsentiert und Optimierungen an den bestehenden Applikationen vorgenommen. Das Immobilienmodul kann mittlerweile vielfältig eingesetzt werden.
Nebst dem bereits erwähnten Stammdatenmanagement ist auch die flexible Erfassung und Verwaltung aller Objektarten und -bestandteile (Grundstück, Mieteinheiten, Mietflächen, architektonische Räumeusw.) möglich. Des Weiteren können die in der Immobilienverwaltung relevanten Verträge erfasst werden, von der Vermietung über Service- und Wartungsverträge bis hin zu Kautionsvereinbarungen.
Auch die Flächen- und Raumverwaltung lassen sich über das Real-Estate-Modul abbilden. Architektonische Besonderheiten, Nutzungsgegebenheiten und Ausstattungsmerkmalewerden ebenso berücksichtigt wie die flexible Vermietung von Flächen.
Zu guter Letzt ermöglicht SAP die Steuerung immobilienrelevanter Geschäftsprozesse. Integriert sind zum Beispiel anlagenwirtschaftliche Buchungen und Auswertungen, das Immobiliencontrolling rund um Kostenplanung, Ab- und Verrechnungen wie auch die Planung und Kontrolle von Neubauten, Instandhaltungs- und Modernisierungsmassnahmen. 

Damit deckt das Immobilienmodul eine recht umfassende Palette an Bedürfnissen ab. Für welche Unternehmen lohnt sich die Einführung von SAP RE-FX? Was ist die kritische Grösse? 
Eine vertiefte Auseinandersetzung mit dem Immobilienmodul lohnt sich natürlich besonders dann, wenn bereits ein SAP-Ökosystem vorhanden ist. Auch ein gemischtes Immobilienportfolio, bestehend aus Betriebs- und Renditeliegenschaften, kann ein gutes Indiz sein. In meiner Erfahrung treffen diese beiden Aspekte vor allem auf das Corporate Real Estate Management zu.
Die kritische Grösse ist jedoch abhängig von den Anforderungen der Stammorganisation, der Anzahl Liegenschaften, der Zusammensetzung des Immobilienportfolios und der Digitalisierungsstrategie. Wenn zum Beispiel Automatisierung und Integration in Bezug auf Werteflüsse einen wichtigen Stellenwert haben, ist SAP bei einer gewissen Unternehmensgrösse sicherlich sinnvoll. Letztlich muss sich eine Organisation fragen, wie hoch sie die Integration all ihrer Geschäftsprozesse gewichtet. Je höher die Ansprüche an medienbruchfreie Datenflüsse sind, desto mehr lohnt sich die Auseinandersetzung mit dem SAP-System. 

Welche Ziele werden in den SAP-Projekten verfolgt, die dein Team aktuell betreut? 
Wir begleiten derzeit verschiedene Organisationen bei der Transition zu SAP S4/HANA. Das ist eine neueKerntechnologie, auf der SAP aufbaut. Da geht es sozusagen um eine Gesamtsanierung der IT-Infrastruktur und um die Erneuerung von Kernapplikationen.
Manche Kundinnen und Kunden nutzt den Switch als Chance, ihre Prozesse für die Abbildung in der neuen Technologie zu optimieren. Andere verfolgen den Ansatz «Shift und Lift», d.h. sie machen zuerst den Technologiesprung und übernehmen die bestehenden Prozesse ins neue System, um sie anschliessend über Zeit zu verbessern.
Unser grösstes SAP-Projekt betreuen wir übrigens schon mehrere Jahre. Hier sind wir sowohl für die Konzeption und das Testmanagement als auch für das Management der Stammdaten zuständig. 

Über den Experten 

Simon Caspar ist dipl. Betriebsökonom FH in Facility Management und hat einen Executive MBA von der Universität St. Gallen (HSG). Vor 10 Jahren hat er als Partner bei der pom+Consulting AG die Business Unit Digital Solutions aufgebaut. Heute verantwortet er drei Service Units mit insgesamt 28 IT-Spezialistinnen, Business Analysten, Datenarchitektinnen und Requirement Engineers. Er unterstützt Unternehmen dabei, ihre Organisation, Prozesse, Daten und Immobilien als Einheit zu denken und betrachtet digitale Systeme dabei als Verkehrsachsen für den nahtlosen Informationsaustausch. 


SAP RE-FX: So unterstützet pom+ 

Es spielt keine Rolle, ob Sie heute schon mit SAP arbeiten, den Switch zu SAP S4/HANA ins Auge fassen oder sich die Einführung von SAP noch überlegen – wir begleiten Sie gern mit einem individuellen Angebot in fünf Schritten: 

  • Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und leiten daraus Ihre technologischen Anforderungen ab 
  • Wir erstellen ein Datenkonzept, das den Anforderungen des 2023 in Kraft tretende neue Datenschutzgesetz (nDSG) entspricht 
  • Wir übernehmen die Projektleitung, koordinieren und steuern Ihre Software-Lieferanten 
  • Wir kümmern uns um die Qualitätssicherung inkl. Testing, Systemabnahme und Defect Management 
  • Wir unterstützen Sie beim Rollout und begleiten Sie auch nach dem Projektabschluss bei Rückfragen 

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