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Wie CAFM-Systeme die digitale Transformation im Gebäudebetrieb vorantreiben

Daniel Meier und Andreas Wehrle 17.12.2021

Die Immobilienbranche hat punkto Digitalisierung zwar weiterhin einen hohen Nachholbedarf, im Leerlauf befindet sie sich aber keineswegs: Eine Vielzahl an neuen Methoden, Technologien und Marktteilnehmenden führt laufend zu digitalen Innovationen und neuen Möglichkeiten, insbesondere auch im Gebäudetrieb. Doch mit der Wahl folgt die Qual und Schwierigkeiten sind vorprogrammiert. CAFM-Systeme bieten eine einfache Möglichkeit, in die digitale Transformation einzusteigen.

Die Digital Real Estate Studie 2021 von Bauen digital Schweiz/buildingSMART Switzerland und pom+ hat ergeben, dass die Immobilienbewirtschafter und FM-Dienstleister ihre digitalen Kompetenzen heute besser beurteilen als in den Vorjahren. Zur besseren Selbsteinschätzung dürften Lösungen wie Mieterportale, Einführung von digitalen Mieterakten, Automatisierung des Vermietungsprozesses, aber auch neue Möglichkeiten im Gebäudebetrieb beitragen. Doch ausgerechnet bei BIM (Building Information Modeling) haperts.

So geben mit 63 % knapp zwei Drittel der rund 250 befragten Führungs- und Fachkräfte in der Bau- und Immobilienwirtschaft an, dass die Anwendung von BIM für ihr Unternehmen relevant ist. Davon ausgenommen sind FM-Dienstleister und Bewirtschafter, also die Akteure der Nutzungsphase: Sie sprechen BIM eine deutlich geringere Relevanz für Ihre eigene Tätigkeit zu. 

Digitalisierung ≠ Transformation

Das zeigt sich auch im Projektalltag. Obwohl einzelne Digitalisierungsmassnahmen rasch umgesetzt sind, führen sie nicht zwingend zur erhofften digitalen Prozessdurchgängigkeit. In unseren Projekten treffen wir häufig auf eine der beiden folgenden Fragen:

  • BIM – und was dann? Während die Anwendung der BIM-Methodik in Bauprojekten langsam zunimmt, bleiben Gedanken zur Datenüberführung in den Gebäudebetrieb oft auf der Strecke. Phasenübergreifende Strategien, welche BIM2FM- oder auch BIM4FM-Ansätze berücksichtigen, helfen dabei, den vollen Nutzen aus einem BIM-Bauprojekt zu ziehen.
  • PropTechs als Insellösungen? Die von Start-ups entwickelten digitalen Lösungen unterstützen primär einzelne Anwendungsfälle und sind allzu oft nicht mit der bestehenden Business-Architektur verbunden. Das schadet der Benutzerfreundlichkeit und führt zu nicht weiter nutzbaren Daten.

Doch nun zur guten Nachricht: Solche Schwierigkeiten lassen sich schon mit einfachen, gut etablierten Mitteln verbessern – nämlich dem Computer Aided Facility Management (CAFM).

CAFM als Prozessunterstützung

CAFM-Systeme sind modular aufgebaut und unterstützen unterschiedliche Geschäftsprozesse des Gebäudebetriebs. Zu den wichtigsten Funktionsbereichen eines CAFMs gehören:

  • Flächenmanagement: Die Abbildung der einzelnen Räumlichkeiten stellen das Herzstück eines CAFM-Systems dar. Es ist bekannt, welche Räume vorhanden sind, wie diese genutzt werden und wie sich die Fläche zusammensetzt. Die Darstellung kann dabei rein alphanumerisch (Raumbuch) oder auch ergänzt mit CAD-Plänen erfolgen. Nebst einer verbrauchsorientierten Weiterverrechnung der Miet- oder Liegenschaftskosten, werden dadurch auch zukunftsorientierte Anwendungsfälle wie dynamische Arbeitsplatzbelegung («Dynamic Workplace Management»), Evaluation von CO2-Konzentrationen oder auch Indoor-Navigation ermöglicht. 
  • Anlagenmanagement: Die technischen Anlagen und deren Unterhalt gehören zu den Kostentreibern eines Gebäudes. Eine aktuelle und komplette Übersicht über alle Anlagen ist eine essenzielle Grundlage für eine vorausschauende Wartung und Einforderung von bestehenden Garantien. Die KI- und nutzungsbasierte Wartung ist schon heute Realität und wird bereits durch einige CAFM-Systeme unterstützt (“Predictive Maintenance”).
  • Help/Service Desk: Die auf Objekt oder Anlagen basierende Erfassung von Störmeldungen sowie deren Historisierung und Auswertung sind ein wichtiger Faktor für die datenbasierte Verbesserung der eigenen Dienstleistungspalette. Effektive Reaktionszeiten können gemessen und störanfällige Anlagen identifiziert und entsprechend die eigenen Prozesse verbessert werden. Ausserdem wird damit der Grundstein für die Weiterentwicklung des Servicemodells gelegt – insbesondere wird der Aufbau von Service-on-Demand-Leistungen ermöglicht.

Abgesehen von diesen bereits etablierten Funktionalitäten, liegt die Stärke der CAFM-Systeme aber vor allem in ihrer Verknüpfbarkeit mit anderen Systemen. Damit eignen sie sich als zentrale Austauschplattform für die Digitalisierung einer Immobilie.

Am Anfang steht die (IT-) Architektur

Um firmenübergreifend durchgängig digitalisierte Prozesse zu erreichen, müssen die Business- und IT-Architektur aufeinander abgestimmt sein («Business-IT Alignment»). Oft beginnt das nicht auf der grünen Wiese; im Regelfall werden bestehende Investitionen und bereits vorhandene Systeme in der IT-Architektur berücksichtigt und mit fehlenden Puzzlestücken ergänzt.

In einer Vielzahl von durchgeführten Digitalisierungs- und Transformationsprojekten hat sich dabei eine Referenzarchitektur entwickelt, in welcher das CAFM-System einen zentralen Baustein ausmacht:

Typische Referenzarchitektur im Immobilienmanagement

Folgende Bereiche sind in der Referenzarchitektur zu berücksichtigen:

  • Das Projektinformationsmodell (PIM) bildet die Basis für die Planung und Abwicklung von Bauprojekten. Durch vordefinierte Lieferergebnisse können die bei Bauabschluss anfallenden Daten standardisiert in den Betrieb überführt werden.
  • Im Liegenschaftsinformationsmodell (LIM) werden die für den Betrieb der Gebäude benötigten Daten geführt. Neben der Portfoliomanagement- ist hier vor allem die CAFM- Applikation die massgebende Systemkomponente. Die mit dem Gebäudebetrieb anfallenden Tätigkeiten und Prozesse werden hierüber zentral gesteuert.
  • Das Organisationsinformationsmodell (OIM) umfasst die für die Führung der Unternehmung benötigten Daten. Essenzielle Systemkomponenten sind hier das ERP-System, Data Analytics und Applikationen für die Unterstützung von Support-Prozessen wie HR oder Marketing.
  • Der Data-Hub stellt eine standardisierte Schnittstellenplattform für die Verbindung der verschiedenen Systemkomponenten dar. Neben der reinen Schnittstellenfunktion soll der Data-Hub auch Funktionalitäten für die Qualitätsprüfung von Daten zu Verfügung stellen.
  • Umsysteme: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Systeme von externen Partnern werden als Umsysteme geführt und via Data-Hub mit den Zielsystemen verknüpft. Oft stellt das CAFM dieses Zielsystem dar.

Anhand einer solchen Referenzarchitektur wird mit den Anforderungen und Gegebenheiten der eigenen Organisation eine IT-Zielarchitektur geschaffen, welche eine nachhaltige und resiliente Transformation mit dem Ziel der digitalen Prozessdurchgängigkeit ermöglicht.

Konkrete Umsetzung anhand des Dynamic Workplace Managements

Im Zug der sich verändernden Arbeitswelt und neu entstehender Arbeitsmodelle mit Hot Desking oder Desksharing nimmt das Bedürfnis nach einer die dynamischen Arbeitsplatzbelegung in vielen Organisationen stark zu. Dabei werden die Arbeitsplätze in vordefinierten Zonen spontan reserviert oder vergeben, abhängig von der Lokation von Arbeitskollegen und -kolleginnen oder von arbeitstechnischen Bedürfnissen (stille vs. kollaborative Arbeit, Belegungsdichte u.ä.).

Die in der Referenzarchitektur definierten Komponenten helfen dabei, die dynamische Arbeitsplatzbelegung zu etablieren:

Etablierung eines Dynamic Workplace Managements

1. Planung der Arbeitsplätze im Rahmen des Bauprojekts (PIM)
2. Übernahme der Daten/Arbeitsplätze ins CAFM (Data-Hub)
3. Grafische Darstellung/Verknüpfung der Arbeitsplätze (CAFM/LIM)
4. Definition von Buchungsregeln (CAFM/LIM)
5. Bereitstellung von Personalstammdaten (HR/OIM)
6. Konsolidierung via Schnittstelle (Data-Hub)
7. Benutzerfreundliche Bereitstellung aller Daten in Buchungsapp (PropTech Umsystem)
8. Interne Weiterverrechnung gemäss Nutzung (ERP resp. FiBu/OIM)
9. Fortlaufende Auswertung von Nutzungskennzahlen (Data Analytics/OIM)

Entsprechend wird deutlich, dass der koordinierte Einsatz eines CAFM-Systems und die Etablierung einer organisationsbezogenen IT-Architektur zentrale Schritte in der digitalen Transformation des Gebäudebetriebs darstellen und bei der Etablierung von BIM-Anwendungen in diesem Bereich unterstützen können.


 

Über die Autoren

Daniel Meier ist seit 1999 Experte bei pom+ und mitunter zuständig für die interne IT. Er ist Spezialist im Bereich Immobilieninformatik und beschäftigt sich dort mit der Definition der Benutzeranforderung an die IT-Systeme, der Datenarchitektur und die Definition der Schnittstellen zwischen den Systemen. 

Andreas Wehrle ist seit 2018 als Senior Consultant bei pom+ in Bern tätig. Neben der Einführung von Softwaresystemen stellen das Management und Prozessieren von Daten Schwerpunkte seiner Beratertätigkeit dar.