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Covid-19, Digital

Zwangsdigitalisiert – und jetzt? Unser Tipp zur digitalen Weiterentwicklung von KMU

Isabel Gehrer 09.09.2020

Mit der Einführung von Microsoft Teams haben viele klein- und mittelständische Unternehmen in den letzten Monaten den Grundstein für eine Prozessdigitalisierung gelegt – meistens, ohne es zu wissen. Unsere Datenexperten erklären, welche technischen Möglichkeiten es gibt, ohne gleich die ganze IT-Infrastruktur umkrempeln zu müssen.

Das Coronavirus hat die Schweizer KMU hart getroffen. Einer kürzlich publizierten Umfrage der Raiffeisen Bank zufolge haben 66 Prozent Kurzarbeit als Massnahme zur Abfederung der Krise ergriffen, der Exportbarometer der Credit Suisse vermeldete per Ende Juni 2020 einen Rückgang der Exporte bei 65 Prozent der befragten KMU. Doch nicht nur Hiobsbotschaften geistern durchs Land – mindestens ebenso zahlreich sind die Appelle, die Krise als Chance zu nutzen und die in vielen Bereichen längst überfällige Digitalisierung anzugehen.

Es scheint, als seien die Aufrufe ernst genommen worden. Der Technologiekonzern Microsoft glänzt mit knapp 11 Milliarden Dollar Nettogewinn im ersten Quartal, was einer Zunahme von 22 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht. Die Begründung von CEO Satya Nadella ist so einleuchtend wie bemerkenswert: «Wir haben in zwei Monaten so viel Digitalisierung der Wirtschaft gesehen wie sonst in zwei Jahren.»

Kollaborationslösung als Voraussetzung für Homeoffice

Mit dem Wechsel ins Homeoffice wurden digitale Prozesse praktisch über Nacht zwingend notwendig für die Aufrechterhaltung eines Betriebs und so katapultierte Covid-19 die IT-Infrastruktur vielerorts ins Zentrum der dringlichsten Überlegungen. Laut Nadella nutzen heute 75 Million Nutzerinnen und Nutzer täglich die Video-Konferenz- und Teamwork-Software Teams. Das deutsche Handelsblatt schreibt dazu treffend: «Microsoft Office 365 beherrscht die Homeoffices weltweit.»

Eine Einschätzung, die Simon Caspar, Head of Business Unit Digital Solutions bei pom+, so teilt. «Wir erhalten derzeit viele Anfragen zur Prozessdigitalisierung von KMU, die die ersten Schritte in die digitale Welt im Zug des Lockdowns gewagt und MS Teams als Kollaborationslösung etabliert haben. Nun geht es für diese Firmen darum, die systemgestütze Arbeit sinnvoll und durchgängig in den Arbeitsalltag einzubauen.» Teams bildet dabei eine wichtige Basis für die Prozessdigitalisierung – nur wissen die wenigsten KMU von den Möglichkeiten, die mit wenig Aufwand umsetzbar sind. Als Bestandteil der Office-365-Palette ermöglicht Teams eine einfache Integration weiterer interessanter Module wie beispielsweise der Power Platform.

Prozessdigitalisierung mit MS Office 365

Seit jeher wünschen sich IT-Abteilungen und Unternehmer einen durchgängigen, automatischen Datenaustausch ohne Systemunterbrüche. Doch trotz aller digitaler Roadmaps und Vorsätze halten sich das manuelle Abtippen von Excel-Listen oder der tagelange Datenupload von einem System ins andere hartnäckig in der Schweizer KMU Szene. Ein Grund dafür dürften die finanziellen und zeitlichen Aufwände sein, die mit dem Aufbau und der Pflege einer durchgängigen IT-Systemlandschaft bis anhin einhergegangen sind. Microsoft hat darauf reagiert mit der Einführung von Business-Applikationen wie dem Datenablagesystem Sharepoint oder dem CRM-Tool Dynamics 365, um Lösungen für spezifische Probleme anzubieten. Das Problem dabei ist, dass jede dieser Applikationen eigenen Gesetzmässigkeiten und individuellen Workflows folgt und alle unterschiedliche Benutzermasken nutzen.

Hier kommt die Power Platform ins Spiel. «Dabei handelt es sich um ein systemtechnisches Bindeglied», erklärt Lukas Stöcklin, Head of Service Unit Real Estate Data Analytics bei pom+. «Die Idee dahinter ist schlicht: Wenn wir nicht alle modularen Lösungen durch ein einziges System ablösen wollen oder können, dann nutzen wir stattdessen eine übergreifende Komponente, die sich über alle Module und Tools hinweg verwenden lässt.» Im Universum der Microsoft-Office-Palette gestattet die Power Platform Prozesse mit Apps, Workflows und individuellen Formularen zu digitalisieren und Informationen automatisch zu lenken – und zwar mit minimalen Programmieraufwände und IT-Ressourcen. Bedient wird denn auch nur ein Dashboard, dass sich die Daten aus verschiedenen Ablagen, Systemen, E-Mails oder gar Excel-Listen holt.

Digitale Transformation im Kleinformat

Die Gelegenheit ist günstig, sich jetzt mit den neuen digitalen Möglichkeiten auseinanderzusetzen, die mit der Einführung von MS Teams einhergehen. «Gerade die aktuelle Unsicherheit in Bezug auf Planung und eine mögliche zweite Welle zeigen, wie wichtig Flexibilität in der Zusammenarbeit jetzt ist für Unternehmerinnen und Unternehmer», erklärt Caspar. «Mit der Power Platform lassen sich in kurzer Zeit Apps entwickeln und Prozesse etablieren, damit die Mitarbeitenden nahtlos und effizient im Team arbeiten können – ganz egal, ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice.»

Ein Beispiel dazu: Anfang des Jahres hat pom+ mit der Power Platform ein Dashboard für das Qualitätscontrolling einer internationalen Airline entwickelt. Darüber werden nun unter anderem das Kosten- und Leistungscontrolling der einzelnen Gebäude abgehandelt, Kennzahlen der FM Provider überprüft, Budgetpläne freigegeben, das CO2-Monitoring durchgeführt oder Umfrageergebnisse aufgelistet. So können bei Kontrollen der Provider vor Ort sämtliche Werte via Tablet direkt ins Dashboard eintragen und anschliessend von den Mitarbeitenden geprüft und freigegeben werden.

Auch Investoren, Liegenschaftsverwaltungen oder FM-Dienstleister, bedienen sich der Power Platform, um beispielsweise den Gebäudepark zu steuern, den Budgetprozess zu kontrollieren oder Einsatzpläne zu organisieren. «Grundsätzlich lohnt sich die Anwendung der Power Platform vor allem im Fall von komplexen, firmenspezifischen Prozessen, die nicht standardisiert genug sind, um mit einer gängigen Branchenapplikation abgefangen werden zu können oder wenn das Kosten-Nutzen-Verhältnis für die Einbau einer übergreifenden Software nicht ersichtlich ist», erläutert Stöcklin, der zurzeit drei Projekte bei KMU und zwei weitere bei grösseren Unternehmen mit der Power Platform begleitet.

Als Faustregel gilt: Wenn Ihre Prozesse den grossflächigen Einsatz von Excel und Outlook erfordern, dürfte sich eine Optimierung mit der Power Platform lohnen.

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Die Vorteile der Prozessdigitalisierung mit der MS Power Platform:

  • Digitale durchgängige Prozesse steigern die Produktivität und ermöglichen die Fokussierung auf das Wesentliche
  • Systemgestütztes Arbeiten, strukturierte Prozesse und transparente Zusammenarbeit ohne den Einsatz einer zusätzlichen Software ermöglicht höchste Flexibilität
  • Informationen werden präzise und automatisch zur richtigen Zeit an den von Ihnen definierten Ort gelenkt
  • Reportings werden standardisiert und automatisch zu Verfügung gestellt, sodass eine 360-Grad-Unternehmenssicht jederzeit rasch und ohne Aufwand möglich ist
  • Einzelne Prozessschritte werden transparent aufbereitet und bleiben so auch bei hoher Fluktuation für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar

Gern unterstützen wir auch Sie bei den nächsten Schritten. Rufen Sie uns unverbindlich an via 044 200 42 00 oder schicken Sie uns eine E-Mail an info@pom.ch – wir nehmen umgehend Kontakt mit Ihnen auf.