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Covid-19, Digital

Numérisation forcée - et maintenant ? Notre conseil pour le développement numérique des PME

Isabel Gehrer 09.09.2020

Avec l'introduction de Microsoft Teams, de nombreuses petites et moyennes entreprises ont jeté les bases de la numérisation des processus au cours des derniers mois - la plupart du temps sans le savoir. Nos experts en données expliquent quelles sont les possibilités techniques disponibles sans avoir à modifier l'ensemble de l'infrastructure informatique.

Le coronavirus a frappé durement les PME suisses. Selon un sondage récemment publié par la banque Raiffeisen, 66 % des PME ont introduit le chômage partiel comme mesure d'atténuation de l'impact de la crise. Le « baromètre des exportations » du Crédit Suisse a fait état d'une baisse des exportations de 65 % des PME interrogées à la fin juin 2020. Mais il n'y a pas que des mauvaises nouvelles qui se propagent dans le pays - il y a au moins autant d'appels à utiliser la crise comme une opportunité de s'attaquer à la numérisation, qui se fait attendre depuis longtemps dans de nombreux domaines. 

Il semble que ces appels aient été pris au sérieux. Le groupe technologique Microsoft affiche un bénéfice net de près de 11 milliards de dollars au premier trimestre, soit une augmentation de 22 % par rapport à l'année précédente. Le raisonnement du PDG Satya Nadella est aussi clair que pertinent : "Nous avons vu autant de numérisation de l'économie en deux mois que nous en voyons habituellement en deux ans".

La solution de collaboration comme condition préalable au télétravail

Avec le passage au home office, les processus numériques sont devenus, pratiquement du jour au lendemain, essentiels au maintien des opérations. Le Covid-19 a catapulté l'infrastructure informatique au centre des considérations les plus pressantes dans de nombreux endroits. Selon Nadella, 75 millions d'utilisateurs utilisent désormais chaque jour la vidéoconférence et les logiciels de travail en équipe. Le Handelsblatt allemand écrit à juste titre : "Microsoft Office 365 domine le secteur du télétravail dans le monde entier.

Une évaluation que partage Simon Caspar, responsable des solutions numériques chez pom+. "Nous recevons actuellement de nombreuses demandes de renseignements sur la numérisation des processus de la part de PME qui ont fait leurs premiers pas dans le monde numérique à la suite du confinement et qui ont mis en place MS Teams comme solution de collaboration. Pour ces entreprises, il s'agit maintenant d'intégrer le travail assisté par logiciels de collaboration de façon judicieuse et cohérente dans leur travail quotidien". Très peu de PME connaissent les possibilités de Teams. Teams constitue une base importante pour la numérisation des processus pouvant être mises en œuvre sans trop d'efforts. En tant que composant de la gamme Office 365, Teams peut facilement intégrer d'autres modules intéressants tels que la Power Platform.

Numérisation des processus avec MS Office 365

Les services informatiques et les entrepreneurs ont toujours souhaité un échange de données continu et automatique, sans interruption du système. Mais malgré toutes les feuilles de route et les bonnes pratiques numériques, la saisie manuelle de listes Excel ou le téléchargement de données d'un système à l'autre pendant des jours entiers persistent dans le paysage suisse des PME. L'une des raisons de cette situation est probablement l'effort financier et chronophage que représente la mise en place et le maintien d'un environnement de systèmes informatiques intégrés. Microsoft a répondu à cette situation en introduisant des applications commerciales telles que le système de stockage de données Sharepoint ou l'outil CRM Dynamics 365 pour apporter des solutions à des problèmes spécifiques. Le problème est que chacune de ces applications suit ses propres lois et flux de travail individuels et qu'elles utilisent toutes des masques d'utilisateur différents.

C'est là qu'intervient la Power Platform. Il s'agit d'un lien technique entre les systèmes", explique Lukas Stöcklin, chef de l'unité de service "Analyse des données immobilières" chez pom+. "L'idée est simple : si nous ne voulons ou ne pouvons pas remplacer toutes les solutions modulaires par un seul système, nous utilisons plutôt un composant complet, qui peut être utilisé dans tous les modules et outils". Dans l'univers de la gamme Microsoft Office, la Power Platform permet de numériser les processus à l'aide d'applications, de flux de travail et de formulaires individuels, et de diriger les informations automatiquement - avec un effort de programmation et des ressources informatiques minimes. Un seul tableau de bord est utilisé, qui récupère les données de divers fichiers, systèmes, e-mails ou même de listes Excel.

Transformation numérique en petit format

C'est une bonne occasion pour examiner les nouvelles possibilités numériques introduites avec MS Teams. "L'incertitude actuelle concernant la planification et une éventuelle deuxième vague montrent notamment combien la flexibilité de la collaboration est désormais importante pour les entrepreneurs", explique M. Caspar. "Grâce à la Power Platform, des applications peuvent être développées et des processus établis en peu de temps, de sorte que les employés peuvent travailler en équipe de manière transparente et efficace - que ce soit au bureau, sur la route ou à domicile".

Un exemple de cela : Au début de l'année, pom+ a développé avec la Power Platform, un tableau de bord pour le contrôle qualité d'une compagnie aérienne internationale. Ce tableau de bord est désormais utilisé pour gérer le contrôle des coûts et des performances des bâtiments individuels, vérifier les chiffres clés des prestataires de FM, approuver les plans budgétaires, effectuer le suivi du CO2 ou répertorier les résultats des enquêtes. Lors des contrôles sur place des fournisseurs, toutes les valeurs peuvent être saisies directement dans le tableau de bord via une tablette, puis vérifiées et approuvées par les employés.

Les investisseurs, les sociétés de gestion immobilière et les prestataires de services FM utilisent également la Power Platform, par exemple pour contrôler le parc immobilier, pour surveiller le processus budgétaire ou pour organiser les calendriers. "En principe, l'utilisation de la Power Platform est surtout intéressante dans le cas de processus complexes et spécifiques à une entreprise qui ne sont pas suffisamment standardisés pour être traités par une application industrielle commune ou si le rapport coût-bénéfice pour l'installation d'un logiciel complet n'est pas évident", explique M. Stöcklin, qui soutient actuellement trois projets de PME et deux autres de grandes entreprises avec la Power Platform.

En règle générale: si vos processus nécessitent l'utilisation à grande échelle d'Excel et d'Outlook, l'optimisation avec la Power Platform devrait en valoir la peine.

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Les avantages de la numérisation des processus avec la MS Power Platform:

  • Les processus intégrés numériquement augmentent la productivité et vous permettent de vous concentrer sur l'essentiel
  • Le travail soutenu par le système, les processus structurés et la collaboration transparente sans l'utilisation de logiciels supplémentaires permettent une flexibilité maximale
  • Les informations sont dirigées précisément et automatiquement au bon endroit et au bon moment
  • Les rapports sont normalisés et fournis automatiquement, de sorte qu'il est possible d'avoir une vue à 360 degrés de l'entreprise à tout moment, rapidement et sans effort
  • Les différentes étapes du processus sont préparées de manière transparente et restent donc compréhensibles pour tous les employés, même en cas de forte fluctuation

Nous serions heureux de vous soutenir dans les prochaines étapes. Appelez-nous sans engagement au 044 200 42 00 ou envoyez-nous un info@pom.ch - nous vous contacterons dans les plus brefs délais.