Les défis numériques liés à l'administration et à la gestion de grands parcs immobiliers sont nombreux. Simon Caspar, partenaire chez pom+ et responsable de la Business Unit Digital Solutions, les connaît bien. Nous avons voulu savoir comment la solution immobilière de SAP "Flexible Real Estate Management" (SAP RE-FX) pouvait nous aider et quels processus elle permettait de simplifier.
Les biens immobiliers sont des objets utiles. On y habite, on y travaille, on y stocke, on y achète, on y entretient, on y vit. Les parties prenantes et leurs exigences sont tout aussi nombreuses que la diversité des fonctions. Cela rend la gestion de grands parcs immobiliers complexe. Non seulement pour les spécialistes FM, mais aussi pour les services informatiques, financiers et de contrôle de gestion ou encore pour la gestion des biens et des actifs. Car ils ont tous accès aux données de la gestion immobilière.
C'est là que SAP RE-FX intervient. Il s'appelle "Flexible Real Estate Management" (RE-FX) et son nom en dit long. En effet, le logiciel de gestion présente le bâtiment sous plusieurs angles : d'une part, la vue dite architecturale fournit des informations sur la structure architecturale, comme les surfaces de bureaux ou les étages. D'autre part, la vue d'utilisation contient des informations sur les transactions typiques de la location, par exemple sur les contrats de location, les conditions et les partenaires contractuels. Parallèlement, le module Real Estate assume une sorte de fonction charnière au sein de la palette SAP, en permettant par exemple de relier des installations techniques à des locaux et à des contrats. Cela permet un haut degré d'automatisation dans les flux de valeurs.
Simon Caspar et son équipe aident les organisations à relier différents secteurs de l'entreprise et processus commerciaux au moyen de systèmes numériques et à créer un échange de données sans faille. Dans cette interview, il explique comment SAP RE-FX peut contribuer à réduire la complexité.
Nous disons toujours qu'il faut penser en termes de processus et non de technologies. Et maintenant, nous avons une conversation sur le module Real-Estate de SAP... Quel est le lien entre les deux ?
Il est vrai que l'organisation décide, sur la base des exigences, à quoi ressemble l'environnement système d'une entreprise. En conséquence, nous devons aussi nous pencher d'abord sur les processus commerciaux avant d'intégrer des technologies. Je constate souvent que les défis numériques liés à l'administration et à la gestion de grands portefeuilles immobiliers sont les mêmes pour de nombreuses entreprises. Le module immobilier de SAP peut aider à relever ces défis, à condition que les objectifs, les exigences et les conditions-cadres, par exemple de l'architecture du système, soient adaptés.
Quels sont ces défis ?
Ils sont nombreux. En fait, il s'agit toujours du fait que les différents rôles au sein de l'organisation ont besoin de données immobilières spécifiques pour leurs activités, mais les utilisent différemment et les gèrent ou les réutilisent dans différents systèmes. Par exemple, le service financier s'intéresse surtout à la représentation correcte des activités immobilières dans la comptabilité, tandis que le Facility Management s'intéresse aux prestations de service spécifiques à l'entreprise ainsi qu'à la planification et à la gestion des commandes. Pendant ce temps, l'Asset Management utilise en premier lieu des chiffres clés sur le parc immobilier, la location et les investissements.
Il est déjà difficile d'adapter tous ces besoins à un seul bâtiment. Bien entendu, cela devient encore plus compliqué si nous considérons la gestion immobilière du point de vue du portefeuille.
En parlant de complexité, SAP n'a pas forcément la réputation d'être facile à gérer. Comment le logiciel peut-il réduire la complexité dans ce domaine ?
SAP est à la base un système ERP et reproduit des processus sur plusieurs segments commerciaux. Le module immobilier SAP RE-FX permet une intégration parfaite des données immobilières dans le cœur de SAP.
Ainsi, les mutations dans les contrats, les partenaires, les projets ou les installations techniques, tout comme les changements dans les flux de valeur des biens immobiliers, peuvent être intégrés sans problème dans la comptabilité. Cela permet non seulement d'améliorer considérablement la qualité des données, mais aussi d'atteindre un haut niveau d'automatisation.
SAP comme source unique de vérité, donc.
Exactement. La Single Source of Truth est un élément important de la transformation numérique. Lorsque les données sont toujours gérées au même endroit et adaptées automatiquement dans tous les autres systèmes, cela contribue considérablement à l'accélération et à l'efficacité des processus commerciaux. En outre, la qualité élevée et la continuité des données permettent de prendre des décisions intégrales au niveau stratégique.
Et bien entendu, la gestion des données est beaucoup plus simple pour l'utilisateur. En tant que solution intégrée, SAP réduit donc effectivement la complexité de divers processus de gestion immobilière.
De quels processus parles-tu ici ?
SAP se développe fortement, notamment dans le secteur immobilier. De nouvelles solutions sont présentées en permanence et des optimisations sont apportées aux applications existantes. Le module immobilier peut désormais être utilisé de diverses manières.
Outre la gestion des données de base déjà mentionnée, il est également possible de saisir et de gérer de manière flexible tous les types et éléments d'objets (terrain, unités locatives, surfaces louées, espaces architecturaux, etc. En outre, il est possible de saisir les contrats importants pour la gestion immobilière, de la location aux accords de caution en passant par les contrats de service et de maintenance.
Le module Real Estate permet également de représenter la gestion des surfaces et des espaces. Les particularités architecturales, les conditions d'utilisation et les caractéristiques d'équipement sont prises en compte, tout comme la location flexible de surfaces.
Enfin, SAP permet de gérer les processus commerciaux liés à l'immobilier. Il intègre par exemple des écritures et des évaluations relatives à la gestion des immobilisations, le contrôle des biens immobiliers en ce qui concerne la planification des coûts, les imputations et les compensations, ainsi que la planification et le contrôle des nouvelles constructions et des mesures d'entretien et de modernisation.
Le module immobilier couvre ainsi un large éventail de besoins. Pour quelles entreprises l'introduction de SAP RE-FX est-elle intéressante ? Quelle est la taille critique ?
Une étude approfondie du module immobilier est bien sûr particulièrement intéressante lorsqu'un écosystème SAP est déjà en place. Un portefeuille immobilier mixte, composé d'immeubles d'exploitation et d'immeubles de rapport, peut également être un bon indice. Dans mon expérience, ces deux aspects s'appliquent surtout au Corporate Real Estate Management.
La taille critique dépend toutefois des exigences de l'organisation de base, du nombre d'immeubles, de la composition du portefeuille immobilier et de la stratégie de numérisation. Si, par exemple, l'automatisation et l'intégration ont une valeur importante en termes de flux de valeurs, SAP est certainement utile à partir d'une certaine taille d'entreprise. En fin de compte, une organisation doit se demander quel poids elle accorde à l'intégration de tous ses processus commerciaux. Plus les exigences en matière de flux de données sans rupture de média sont élevées, plus il vaut la peine de se pencher sur le système SAP.
Quels sont les objectifs des projets SAP dont ton équipe s'occupe actuellement ?
Nous accompagnons actuellement différentes organisations dans leur transition vers SAP S4/HANA. Il s'agit d'une nouvelle technologie de base sur laquelle SAP s'appuie. Il s'agit en quelque sorte d'un assainissement global de l'infrastructure informatique et du renouvellement des applications clés.
Certains clients utilisent le switch comme une opportunité d'optimiser leurs processus pour la représentation dans la nouvelle technologie. D'autres suivent l'approche "shift and lift", c'est-à-dire qu'ils font d'abord le saut technologique et reprennent les processus existants dans le nouveau système pour les améliorer ensuite au fil du temps.
Nous gérons d'ailleurs notre plus grand projet SAP depuis plusieurs années déjà. Nous sommes ici responsables aussi bien de la conception et de la gestion des tests que de la gestion des données de base.
À propos de l'expert
Simon Caspar est économiste d'entreprise diplômé HES en Facility Management et possède un Executive MBA de l'Université de Saint-Gall (HSG). Il y a dix ans, il a mis en place la Business Unit Digital Solutions en tant que partenaire chez pom+Consulting AG. Aujourd'hui, il est responsable de trois Service Units avec un total de 28 spécialistes IT, business analysts, architectes de données et Requirement Engineers. Il aide les entreprises à penser leur organisation, leurs processus, leurs données et leur immobilier comme un tout et considère les systèmes numériques comme des axes de circulation pour un échange d'informations sans faille.
SAP RE-FX : Voici comment pom+ vous soutient
Peu importe que vous travailliez déjà avec SAP, que vous envisagiez de passer à SAP S4/HANA ou que vous réfléchissiez encore à l'introduction de SAP - nous vous accompagnons volontiers avec une offre individuelle en cinq étapes :
- Nous analysons vos processus commerciaux et en déduisons vos exigences technologiques.
- Nous élaborons un concept de données qui répond aux exigences de la nouvelle loi sur la protection des données (nDSG) qui entrera en vigueur en 2023.
- Nous prenons en charge la direction du projet, coordonnons et pilotons vos fournisseurs de logiciels.
- Nous nous occupons de l'assurance qualité, y compris des tests, de la réception du système et de la gestion des défauts.
- Nous vous soutenons lors du déploiement et vous accompagnons également après la fin du projet en cas de questions
Vous avez des questions ? Nos experts et spécialistes se feront un plaisir de vous aider.