Obtenir des prestations FM professionnelles et lancer des appels d'offres standardisés

• Définition de l'étendue des prestations de FM et de la variante d'appel d'offres
• Préparation des documents de soumission
• Création de la matrice d'évaluation
• Réalisation de l'appel d'offres, y compris les présentations d'offres et les tours d'offres
• Rédaction de contrats
• Définition d'indicateurs clés de performance (KPI) et de mesures
• Rédaction de rapports d'audit
• Appel d'offres et mise en œuvre de systèmes CAFM

En accord avec votre stratégie "Make or Buy", vous définissez dans votre concept d'exploitation les prestations que vous externalisez. Nous vous accompagnons dans l'appel d'offres des prestations définies, que vous souhaitiez confier les domaines d'activité tels que la réception, le nettoyage, le service point et le helpdesk ou l'entretien et le suivi de la technique du bâtiment de manière individuelle ou groupée.

Pour ce faire, nous nous appuyons sur le modèle de processus et de prestations en Facility Management ProLeMo et établissons une liste d'entrepreneurs, un cahier des charges et une matrice d'évaluation. Nous examinons et évaluons les offres reçues, les comparons avec les valeurs de référence de notre pool de données et vous déchargeons de toutes les formalités et activités administratives liées au projet. En outre, nous veillons à ce qu'aucune discussion sur l'étendue des prestations ne soit nécessaire après la conclusion du contrat.

Dans une dernière étape, nous nous occupons de l'onboarding des entreprises de services sélectionnées. Ce faisant, nous veillons à ce qu'un concept d'implémentation rigoureux soit mis en place, qui détermine le déroulement temporel de la prise en charge des prestations ainsi que les interfaces et les responsabilités pendant la phase d'implémentation. En complément, nous définissons les outils (numériques) et les instruments de contrôle, réalisons des enquêtes et, sur demande, établissons des rapports d'audit. Cela permet d'assurer la gestion et le contrôle des prestataires de services externes, aussi bien dans le processus d'onboarding que dans l'exploitation ordinaire, et de garantir ainsi l'assurance qualité dans l'exploitation du bâtiment.

La représentation numérique des données pertinentes pour l'exploitation vous permet d'économiser des processus manuels fastidieux lors de la reprise de la documentation de l'ouvrage dans les systèmes CAFM. Nous vous aidons à définir les exigences pertinentes en matière de données pour le système CAFM et nous esquissons la mise en œuvre technique des cas d'application BIM. Si nécessaire, nous nous chargeons de l'appel d'offres pour les systèmes CAFM, évaluons l'étendue des fonctions et des prestations des différents fournisseurs, recommandons un logiciel adapté et vous soutenons lors de l'intégration du produit.

Avez-vous des questions ? Nos experts se feront un plaisir de vous aider.

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