Simon Caspar, expert en numérisation et économiste d'entreprise en Facility Management, parle des effets des applications Low-Code dans le FM et explique comment elles permettent d'économiser du temps et de l'argent.
Travailler plus intelligemment, pas plus dur. C'est le titre de la série de manifestations lancée cette année par Simon Caspar, partenaire chez pom+Consulting, et son équipe. pom+ est une entreprise de conseil spécialisée dans l'immobilier qui aide les entreprises à simplifier les échanges entre l'organisation, l'immobilier et les systèmes informatiques - en termes de contenu, de processus et de données. Le premier webinaire était placé sous le signe de la numérisation des processus et se concentrait sur le FM intelligent. Nous avons ensuite demandé à Simon Caspar ce qu'il pensait du monde en réseau. Il nous parle de la manière dont les applications Low-Code peuvent aider à la planification et au contrôle professionnels du Facility Management en ces temps de pénurie de personnel qualifié et de pression croissante sur les coûts, et des avantages qu'elles apportent.
DEPUIS 17 ANS, VOUS CONSEILLEZ DES ENTREPRISES DU SECTEUR IMMOBILIER SUR L'EFFICACITÉ DES PROCESSUS, DEPUIS 2012 EN TANT QUE HEAD OF BUSINESS UNIT DIGITAL SOLUTIONS. COMMENT
LES QUESTIONS ONT-ELLES ÉVOLUÉ DEPUIS ?
L'efficacité des processus assure une meilleure productivité et a donc une influence directe sur la rentabilité d'une organisation. Rien n'a changé à cet égard ; l'intérêt pour cette thématique est et reste donc élevé. Les exigences posées à une entreprise moderne et, par conséquent, à l'environnement des processus ont toutefois fortement évolué. La transformation numérique est sans doute le principal moteur. Elle permet d'automatiser et d'optimiser toutes sortes de processus, de mettre davantage l'accent sur les besoins des clients et d'assurer un flux de données sans faille. Mais d'autres évolutions sont également décisives. Par exemple, les méthodes de travail agiles exigent une plus grande flexibilité des processus et des prises de décision plus rapides. De plus, nous évoluons aujourd'hui de plus en plus dans un environnement collaboratif et coopérons souvent au-delà des frontières de l'entreprise ou même du secteur. Dans ce monde en réseau, les processus doivent être pensés de manière transversale et "end-to-end". Lorsque je m'occupe aujourd'hui de l'efficacité des processus, je le fais généralement dans le contexte de la numérisation. Les questions relatives à l'intégration, à la continuité et à la réduction des complexités sont ici au premier plan.
EN TANT QU'ÉCONOMISTE D'ENTREPRISE EN FACILITY MANAGEMENT, VOUS VOUS CONCENTREZ AVANT TOUT SUR L'EXPLOITATION ET LA GESTION DES BÂTIMENTS. QUEL EST L'IMPACT DE LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE SUR LES PROCESSUS DE GESTION IMMOBILIÈRE ?
Le secteur du FM est aujourd'hui très diversifié et compétitif, et les exigences en matière de gestion immobilière sont de plus en plus élevées. Les entreprises de FM doivent s'adapter à de nouvelles infrastructures, car les portefeuilles immobiliers deviennent plus complexes avec la mise à niveau numérique des biens immobiliers et notamment le développement des smart buildings. À cela s'ajoutent une offre de prestations étendue, des incertitudes quant aux durées des rapports de mandat et le passage de prestations forfaitaires à des exigences à la demande. Les compétences numériques deviennent de plus en plus importantes pour garantir l'évolutivité des services.
CECI ÉGALEMENT DANS LE CONTEXTE DU MONDE EN RÉSEAU ÉVOQUÉ AU DÉBUT.
C'est exact. Nous nous dirigeons vers un avenir qui repose essentiellement sur la connectivité et la coopération, ce qui n'est pas sans conséquences pour les processus très fragmentés de l'exploitation immobilière : La collaboration interentreprises implique l'externalisation de certaines parties de la chaîne de création de valeur et la gestion globale d'une multitude de systèmes numériques et de sources de données dans l'exploitation des bâtiments.
QUELLES SONT LES CONSÉQUENCES POUR LE FM ?
Alors qu'auparavant, les connaissances d'un système CAFM suffisaient, il faut désormais pouvoir mettre en relation l'Internet des objets (IoT), l'Edge Computing, le Cloud et le mobile. Les données qui en résultent offrent un potentiel d'insights, permettant par exemple d'identifier des modèles et des tendances dans le comportement des utilisateurs. Mais un potentiel encore plus grand réside dans l'automatisation, par exemple en pilotant l'exploitation du bâtiment de manière plus dynamique sur la base des données, en détectant plus rapidement les écarts et en réduisant ainsi en partie considérablement la consommation, le CO2 et les coûts d'exploitation. En fait, il s'agit toujours de relier entre elles de nombreuses extrémités libres, c'est-à-dire des ruptures de médias ou de systèmes, afin de garantir une exploitation efficace du bâtiment. Ces développements se sont intensifiés au cours des dernières années.
DANS QUELLE MESURE LA PRESSION DES COÛTS JOUE-T-ELLE UN RÔLE ?
Une importante. La pression sur les coûts fait que les prestataires de services FM et les exploitants de bâtiments sont constamment contraints de structurer et de gérer leurs processus de la manière la plus efficiente et efficace possible. Dans un environnement qui ne connaît pratiquement que des mécanismes forfaitaires de revenus et de coûts avec des durées de contrat courtes et qui lutte simultanément contre la baisse des marges et la diminution de la disposition à payer, la marge d'inefficacité est faible. Car les processus inefficaces coûtent de l'argent - et dans le FM, on en a toujours trop peu.
MAIS SANS MOYENS FINANCIERS, IL N'EST PAS POSSIBLE D'AUTOMATISER DES PROCESSUS OU DE DÉVELOPPER DES COMPÉTENCES NUMÉRIQUES...
Il existe des possibilités et des solutions qui ne nécessitent pas une refonte de l'architecture informatique ou le remplacement des systèmes existants. Les processus numériques évoluent de plus en plus vers le low code. Dans ce concept, les solutions numériques peuvent être davantage influencées et codéveloppées par les départements spécialisés, tandis que les ressources limitées du côté des développeurs de logiciels sont simultanément déchargées. Grâce aux applications dites Low-Code et aux plates-formes de développement sous-jacentes, il est possible de reproduire numériquement et d'automatiser progressivement des processus en peu de temps et avec peu d'efforts. Je recommande de commencer petit et simple. Par exemple, en numérisant de manière ciblée des cas d'application avec des étapes manuelles, des ruptures de médias ou des interfaces Excel. Cela permet souvent d'obtenir un effet important.
QU'EST-CE QUI CARACTÉRISE CES SOLUTIONS LOW-CODE, EN DEHORS DE LA SIMPLIFICATION DU DÉVELOPPEMENT ?
Les applications low-code sont généralement axées sur les processus. Les collaborateurs sont guidés par le système au moyen de masques d'écran spécifiques, adaptés à chaque étape de travail. Seules les informations et les champs de saisie nécessaires à chaque étape sont affichés. Des automatismes en arrière-plan permettent d'éviter les tâches manuelles. La saisie des données, la transmission des informations et les autorisations sont ainsi beaucoup plus simples et efficaces. De telles applications Low-Code sont également reliées à des systèmes clés, par exemple CAFM, ERP ou encore des systèmes de gestion de documents. L'interaction entre l'homme et la machine est ainsi simplifiée et la qualité des données dans les systèmes est améliorée. Afin d'absorber la dynamique des processus commerciaux et de l'intégrer dans le logiciel, de telles solutions doivent pouvoir être développées et surtout adaptées rapidement et facilement. Le Low Code joue ici un rôle central. Comme il repose sur des éléments préfabriqués à la manière d'un jeu de construction, qu'il est facile à visualiser et que beaucoup de choses sont automatisées en arrière-plan, les apps peuvent être davantage poussées par les services spécialisés.
LES APPLICATIONS LOW-CODE SONT-ELLES DONC LA NOUVELLE PILULE MIRACLE CONTRE TOUTES LES DIFFICULTÉS DE L'ENTREPRISE ?
Non, pas du tout. La transformation numérique nécessite une adaptation de l'infrastructure et des processus existants. Cela va au-delà des cas d'application individuels. Mais les solutions low-code sont une étape importante vers une augmentation rapide de l'efficacité. Elles facilitent et accélèrent l'échange d'informations et de documents entre différentes équipes et augmentent la transparence, par exemple sur l'état des travaux de maintenance ou la charge de travail des collaborateurs. En fin de compte, ils aident à utiliser correctement les ressources et donc à allouer le temps et les coûts là où un avantage direct pour le client est obtenu - dans l'immeuble. Et ce, de manière généralement plus simple et plus flexible que lorsque les solutions de processus sont représentées dans de grands systèmes centraux complexes.
SONT-ELLES DONC SURTOUT ADAPTÉES AUX PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES ?
Pas exclusivement. Beaucoup de nos clients sont de grandes entreprises renommées qui utilisent les applications Low-Code de manière très ciblée afin d'organiser plus efficacement certains processus dans l'entreprise. De telles solutions sont particulièrement intéressantes pour les grands fournisseurs de FM, lorsque la flexibilité est au premier plan en cas d'évolution des besoins des clients ou des rapports de mandat et que des investissements importants ne peuvent pas être amortis sur une longue période. En outre, il ne faut pas oublier que les attentes des collaborateurs évoluent. Un environnement de travail moderne devient de plus en plus important pour pouvoir retenir les talents. L'infrastructure numérique en fait partie. Le plug & play est aujourd'hui une évidence, surtout pour les jeunes générations. Le papier carbone et le bloc-notes ont fait leur temps.
ET LA PROCHAINE ÉTAPE LOGIQUE EST L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (AI). ELLE AUSSI PEUT AUTOMATISER LES PROCESSUS ET LES RENDRE PLUS EFFICACES. SONT LES CODES LOW-
LES SOLUTIONS DE CODE SONT-ELLES UNE ALTERNATIVE PLUS RENTABLE ?
L'IA est plus un complément qu'une alternative. Aujourd'hui, les règles commerciales, qui jouent un rôle important dans les processus numériques, nécessitent souvent une interaction avec l'homme pour que le processus sache quelles sont les prochaines étapes. L'IA peut être ici la clé de l'automatisation. Il existe d'ailleurs déjà de nombreuses solutions qui combinent intelligemment ces deux aspects. Par exemple, des modèles d'IA sont utilisés pour la reconnaissance de documents. Les données ainsi générées peuvent être utilisées pour attribuer le document ou une tâche associée au bon gestionnaire. Le terme d'hyperautomatisation désigne l'automatisation complète de tels processus, par exemple lorsque des actions telles qu'une facturation, une commande ou une approbation de demande sont traitées et documentées automatiquement sans intervention humaine. Les solutions de processus numériques créées à l'aide d'un code de bas niveau, combinées à l'IA, constituent une combinaison idéale à cet égard.
À propos de l'expert
Simon Caspar est économiste d'entreprise diplômé HES en Facility Management et possède un Executive MBA de l'Université de Saint-Gall (HSG). Il y a 10 ans, il a créé l'unité commerciale Digital Solutions en tant que partenaire chez pom+Consulting AG. Aujourd'hui, il est responsable de trois Service Units avec un total de 28 spécialistes IT, business analysts, architectes de données et Requirement Engineers. Il aide les entreprises à penser leur organisation, leurs processus, leurs données et leur immobilier comme un tout et considère les systèmes numériques comme des axes de circulation pour un échange d'informations sans faille.
Cet article est paru pour la première fois dans l'édition du 21 juin 2023 de fmpro Swiss. L'interview a été réalisée par Stefan Kühnis.